Buku Besar Akuntansi: Pengertian dan Fungsi

Sebagai pemilik usaha, apakah kamu melihat laporan pengeluaran operasionalmu membengkak, tapi tidak tahu detailnya untuk apa saja? Masalah ini kerap ditemui jika kita hanya mengandalkan laporan laba rugi, padahal rincian yang lebih akurat terdapat di buku besar akuntansi.

Buku besar sendiri bisa dibilang merupakan jantung dari sistem akuntansi, baik yang manual atau digital. Meskipun di aplikasi modern yang canggih kita tidak perlu membuatnya, kita tetap harus tahu cara membacanya.

Oleh karena itu, kami akan mengulas seluk-beluk dari buku besar akuntansi mulai dari pengertian hingga fungsinya. Tanpa perlu lama-lama, yuk simak ulasan berikut!

Apa Itu Buku Besar Akuntansi?

Secara umum, buku besar adalah arsip yang menyimpan ringkasan dari seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu bisnis pada periode tertentu. Berbeda dengan jurnal akuntansi yang mencatat “apa transaksi yang terjadi”, buku besar menjawab pertanyaan “bagaimana transaksi yang terjadi bisa memengaruhi keuangan perusahaan’.

Dalam akuntansi, buku besar merekap seluruh data transaksi yang akan digunakan untuk membuat laporan keuangan seperti neraca atau laba rugi. Nanti, entri dari jurnal harian akan dipindahkan secara spesifik ke buku besar.

Namun jika kamu menggunakan aplikasi pembukuan modern, maka prosesnya berjalan otomatis dan lebih instan. Jadi, penggunaan aplikasi akan meminimalisir risiko kesalahan penyalinan pada metode manual.

Buku besar akuntansi umumnya terbagi jadi dua, yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu. Yang pertama berfungsi untuk menyajikan saldo total saja, misalnya ada piutang Rp 1 miliar yang belum tertagih.

Sedangkan buku besar pembantu akan merinci siapa yang bertanggung jawab atas saldo tersebut. Sebagai contoh, ternyata piutang tersebut terdiri dari utang 3 PT dengan nilai yang berbeda-beda.

Selain itu, buku besar juga memiliki elemen-elemen dasar yang wajib tercatat. Berikut adalah elemennya:

• Aset: Mencakup seluruh sumber daya ekonomi milik usaha seperti kas, piutang, persediaan, dan aset tetap.
• Liabilitas: Rincian pembayaran yang harus dibayar perusahaan seperti utang usaha, kredit bank, dan pajak.
• Modal: Hak pemilik atas aset setelah dikurangi seluruh liabilitas, contohnya adalah modal saham.
• Pendapatan: Arus kas masuk kotor yang dihasilkan dari aktivitas bisnis seperti penjualan produk atau jasa.
• Beban: Arus kas keluar seperti gaji, sewa, dan utilitas (listrik atau air).

Fungsi Buku Besar Akuntansi Bagi Pengusaha

Di dunia manajemen modern, buku besar bukan hanya sekedar alat bantu administrasi, tapi juga sumber data keuangan yang krusial. Pengusaha bisa mengambil insight penting dari buku besar sebagai bahan perencanaan strategi bisnis ke depannya. Lebih dari itu, buku besar juga punya banyak fungsi seperti:

Baca Juga: Software Keuangan Indonesia: Solusi Lengkap dan Semi Custom

1. Sebagai Sumber Verifikasi Keuangan

Data keuangan perusahaan sering kali tersebar di berbagai tempat. Data penjualan mungkin ada di aplikasi POS, tapi data pembelian ada di email, sedangkan data stok ada di file spreadsheet gudang.

Oleh karena itulah buku besar berfungsi sebagai sumber verifikasi data tunggal. Dengan adanya buku besar, kita bisa membuat seluruh data keuangan yang terpecah belah jadi terkonsolidasi, sehingga dapat menciptakan laporan yang akurat.

Fungsi ini sangatlah krusial, khususnya di mata para pemodal eksternal seperti investor atau kreditor. Mereka pastinya membutuhkan gambaran yang akurat terkait kesehatan keuangan perusahaan.

Hal itu hanya bisa dipenuhi lewat laporan saldo akhir yang ada pada buku besar, bukan pada tumpukan data yang berserakan. Maka dari itu kesalahan laporan pada buku besar bisa berimplikasi pada pengambilan keputusan strategis yang buruk dan tidak tepat sasaran.

2. Mengelola dan Memantau Kesehatan Keuangan Perusahaan

Buku besar memungkinkan pengusaha untuk mendeteksi kesehatan finansial perusahaan secara langsung. Pihak manajemen bisa mendiagnosis adanya gejala masalah likuiditas sebelum krisis bertambah parah lewat beberapa mekanisme:

• Analisis Tren Biaya: Dengan mengulas beban operasional dalam beberapa periode sebelumnya, pengusaha bisa mengidentifikasi adanya kenaikan biaya yang tidak proporsional seperti lonjakan biaya listrik atau bahan baku.
• Pemantauan Aset Lancar: Jika saldo di buku besar menunjukkan tren penurunan yang konsisten sementara penjualan meningkat, maka ada indikasi piutang macet yang kunjung tak terbayar.
• Perencanaan Anggaran: Semua data akan tersimpan rapi di buku besar, yang bisa digunakan pemilik usaha sebagai baseline untuk menetapkan target yang realistis di tahun berikutnya.

3. Mempermudah Pajak dan Audit

Jika kantormu sedang menjalani pemeriksaan eksternal dari auditor atau otoritas pajak, maka buku besar bisa menjadi rujukan utama Dengan pencatatan dan klasifikasi data yang akurat, kamu bisa menghindari risiko sanksi dari pihak regulator.

Hal ini semakin dipermudah dengan adanya aplikasi pembukuan modern yang sering kali menawarkan fitur otomatisasi pajak. Sistem aplikasi akan memisahkan komponen PPN atau PPH daris setiap transaksi, lalu menginputnya di akun pajak pada buku besar secara otomatis.

4. Melacak Alur Transaksi Lewat COA

Pada sistem akuntansi, buku besar bekerja dengan merangkum seluruh transaksi mulai dari pembelian, penjualan, atau kas operasional ke dalam pos-pos akun spesifik yang disebut sebagai COA (Chart of Accounts).

COA sendiri merupakan wadah yang mengkategorikan setiap rupiah yang keluar-masuk agar tidak tercampur-campur. Dengan aplikasi modern seperti PaYou, setiap nilai yang tertera pada akun COA di buku besar bisa ditelusuri secara mendetail.

Jadi, kamu bisa melacak dan membedah angka yang tercatat untuk melihat sumber input utamanya. Hal ini membuat alur data jadi jauh lebih transparan dan mudah dipantau.

Buku Besar Manual Vs Aplikasi Pembukuan Modern

Pada dasarnya, buku besar manual dan aplikasi modern memiliki kesamaan fungsi utama, yakni mencatat seluruh data transaksi beserta elemennya. Hanya saja, buku besar manual mengharuskanmu untuk mencatat berkali-kali, sedangkan pada aplikasi pembukuan kamu hanya perlu input sekali dan sisanya berjalan otomatis.

Di era digital ini, aplikasi pembukuan modern tentunya memiliki manfaat yang lebih besar dibanding metode pembukuan manual. Oleh karena itu, kami akan membandingkan buku besar manual dengan aplikasi modern berdasarkan sejumlah kriteria:

Baca Juga: Software Akuntansi Produksi : Memperlancar kegiatan Produksi

1. Tingkat Akurasi

Sebuah studi menunjukkan temuan bahwa tingkat kesalahan manusia (human error) pada entri data manual berkisar antara 1-4%. Jika usahamu memiliki volume transaksi 10.000 per tahun, maka ada risiko sekitar 100-400 salah input data setiap tahun yang bisa berdampak fatal pada laporan keuangan.

Disisi lain, aplikasi pembukuan modern biasanya terintegrasi dengan API bank, sehingga semua data transaksi bisa langsung direkap tanpa harus diketik ulang. Bahkan, akurasi aplikasi modern bisa mencapai 99,99%, sehingga pengguna tidak perlu khawatir lagi pada laporan neraca yang tidak seimbang.

2. Efisiensi Operasional

Dalam hal ini, aplikasi modern jelas menang telak. Metode manual mengharuskan kita untuk melakukan banyak hal seperti mencatat di jurnal, memindahkan entri ke buku besar, posting ke kartu stok, dan masih banyak lagi. Semua itu dilakukan hanya untuk satu transaksi.

Di sisi lain, kamu hanya perlu memasukkan data sekali saja dengan aplikasi pembukuan, karena sistem dapat memposting data ke seluruh buku besar secara bersamaan. Dengan begitu, staf akuntan bisa lebih fokus ke perencanaan dan analisis strategis karena tidak perlu pusing-pusing lagi mengerjakan hal administratif.

3. Keamanan dan Transparansi

Buku besar fisik atau file Excel cenderung lebih rentan hilang entah karena dicuri, bencana fisik (banjir atau kebakaran), terserang virus, atau file korup. Kesalahan data pada buku besar manual biasanya baru ditemukan akhir bulan, sedangkan transparansi langsungnya kurang bisa diandalkan.

Sementara itu, aplikasi pembukuan modern akan menyimpan seluruh data pada server dengan standar keamanan tinggi, dan dilengkapi mekanisme backup otomatis. Bukan hanya itu, aplikasi juga menjamin transparansi dan integritas data dengan menolak entri jika kode akun tidak valid.

Kesimpulan

Buku besar akuntansi adalah indikator yang dijadikan acuan utama untuk menganalisis kesehatan finansial bisnis. Meski saat ini sudah banyak aplikasi pembukuan modern dengan sistem buku besar yang otomatis, kita tetap harus paham bagaimana cara membaca laporannya.

153