Dapatkan software gratis bagi anda yang memenuhi kriteria UMKM
Daftar
Daftar Isi
Di artikel sebelumnya, kita sudah tahu jika telatnya pembayaran piutang bisa menyebabkan kemacetan aset likuiditas. Di sisi lain, terlambat bayar utang bisa memperburuk reputasi pengusaha. Kadang kala utang dibayar lewat jatuh tempo bukan karena belum ada modalnya, tapi karena lupa saking banyaknya tagihan. Oleh karena itulah kita membutuhkan yang namanya aplikasi pengingat tagihan.
Walaupun telat sehari, utang macet bisa berdampak negatif secara signifikan dalam skala makro, khususnya UMKM. Bayangkan jika ada ratusan ribu UMKM yang harus menurunkan produksi karena faktor kredit/piutang macet, berapa persen kemungkinan perlambatan ekonomi di hari itu? Makanya pada ulasan kali ini, kami akan menekankan kelebihan dari aplikasi pengingat tagihan.
Sebelum masuk lebih jauh ke kelebihan pengingat tagihan berbasis aplikasi, kita harus paham mengapa penagihan manual kurang efektif. Kegagalan penagihan manual ternyata bukan hanya sekedar faktor kelalaian saja, tapi juga bentuk dari keterbatasan manusia. Berikut adalah beberapa faktor yang menyebabkan penagihan manual kurang efektif:
Lupa adalah hal yang manusiawi, tapi tidak serta merta bisa dijadikan alasan untuk telat membayar tagihan. Riset dari YouGov menunjukkan bahwa 23% keterlambatan pembayaran tagihan dikarenakan faktor lupa ini. Selain itu, 39% faktur manual juga cenderung rentan kesalahan seperti salah ketik nominal atau nomor rekening.
Dari sisi psikologi kognitif, ada istilah yang disebut sebagai ‘kurva kelupaan’, di mana manusia akan lebih mudah lupa jika tidak ada pengingat secara berulang. Di sini, kita bisa lihat dari dua perspektif, yaitu penagih dan pembayar:
Di sisi lain, fenomena ini juga menghasilkan minimnya urgensi bagi si pembayar utang. Pembayar tentunya cenderung menunda pembayaran hingga batas waktu terakhir, kalau pun dia ingat. Dalam penagihan manual, tidak ada mekanisme pengingat atau tekanan yang dapat menghadirkan urgensi pada pembayar.
Di sistem yang manual, kita harus membuat struk, nota/faktur, dan membuat dokumen, yang semuanya dilakukan secara manual pula. Tidak jarang proses penagihan di setiap fakturnya dapat menyita waktu yang cukup signifikan. Belum lagi, kamu juga harus membeli kertas thermal dan printer kasir dengan harga yang tidak murah.
Baca Juga: Software Keuangan Retail dari PaYou: Transformasi Bisnis Ritel
Aplikasi dengan sistem otomatis pada dasarnya bekerja dengan ‘menerjemahkan’ syarat pembayaran dalam bentuk digital. Pada aplikasi yang lebih canggih, fiturnya dapat memecah nilai tagihan besar jadi beberapa termin (DP, termin awal, pelunasan) dengan tanggal jatuh tempo yang berbeda.
Aplikasi modern dilengkapi sistem pengingat tagihan (reminder) yang biasanya terdapat pada bagian dashboard, sehingga pengguna yang baru login bisa langsung melihat detail hutang dan piutang yang akan jatuh tempo.
Utang piutang dibuat diproses ketika faktur atau invoice pertama kali dibuat. Jika ada faktur yang belum lunas, aplikasi akan menawarkan pengguna untuk menginput informasi tertentu seperti tanggal jatuh tempo atau kondisi jika telat bayar. Mekanisme ini dirancang untuk meminimalisir faktor lupa pada manusia.
Bersamaan saat pembuatan faktur, sistem secara otomatis juga akan menyiapkan rangkaian tindakan seperti membuat daftar piutang, membuat pengingat tagihan, menyiapkan laporan lengkap terkait faktur tersebut.
Hal ini kontras dengan pembukuan manual, di mana rangkaian tindakan tersebut harus dibuat satu per satu. Bahkan, terkadang butuh lebih dari 2 orang staff untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Namun dengan aplikasi modern seperti PaYou, semuanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
Menariknya, aplikasi pembukuan modern umumnya juga bisa diintegrasikan dengan WhatsApp dan email. Berbagai platform memanfaatkan jumlah pengguna WhatsApp yang tinggi untuk mengirimkan pesan tagihan template secara otomatis ke pelanggan. Selain itu, biasanya email digunakan untuk dokumentasi legal dan korporat.
Pasti di sini ada yang bertanya, bukankah menggunakan kalender saja sudah cukup? Bahkan Google Calendar pun juga bisa dijadikan alat pengingat tagihan. Kalender sendiri adalah alat bantu pasif, tidak seperti aplikasi pengingat yang merupakan agen aktif. Aplikasi pengingat tagihan punya banyak kelebihan seperti:
Di kalender, mungkin kita bisa mencatat di tanggal tertentu pada siapa kita bayar tagihan, nominalnya, dan nomor rekeningnya. Namun, aplikasi modern memungkinkanmu untuk langsung membayar tagihan lewat WhatsApp atau Email.
Jadi, tagihan yang ada sudah diinput terlebih dahulu ke sistem aplikasi. Nanti, tagihan tersebut akan langsung dikirimkan ke kontak atau Email pembayar dengan sebuah link. Si pembayar hanya perlu mengklik tautan dan akan langsung diarahkan ke halaman pembayaran tagihan serta nominalnya.
Karena hambatan teknis sudah hilang, tentu orang akan lebih mudah dan bahkan senang untuk membayar tagihan. Dengan kata lain, aplikasi akan mempermudah pelanggan untuk melunasi tagihan tepat setelah mereka ingat dan niat.
Saat ini, bukan pemandangan yang asing lagi jika kita melihat pedagang kaki lima menyediakan QRIS sebagai metode pembayaran. Kalau PKL saja punya QRIS, apa lagi aplikasi modern bukan?
Rata-rata aplikasi pengingat tagihan, khususnya yang buatan lokal bisa menghasilkan kode QRIS secara otomatis untuk setiap faktur pembayaran. Jadi, klien bisa langsung membayar tagihan lewat foto kode QRIS yang dikirim lewat WhatsApp. Dana yang masuk lewat QRIS juga akan tercatat, sehingga dapat mempermudah proses pembukuan pengusaha.
Sistem tagihan dan pengingat yang manual tidak bisa dikoneksikan ke rekening bank manapun. Beruntungnya, aplikasi pengingat utang piutang modern dapat terhubung langsung dengan berbagai payment gateway dan mutasi bank. Mekanismenya sendiri seperti berikut:
Kelebihan ini bukan hanya menghemat ratusan jam untuk mencocokkan bukti transfer, tapi juga mencegah penipuan. Karyawan tidak bisa memanipulasi status lunas karena sistem terkunci pada aliran dana riil. Risiko ‘tilep’ uang atau manipulasi bukti transfer oleh pelanggan juga bisa dimitigasi karena sistem hanya memproses pembayaran yang dikonfirmasi bank.
Validitas data adalah kunci dalam sengketa bisnis. Aplikasi tagihan menyediakan fitur audit yang dapat menelusuri setiap pembayaran tagihan secara kronologis dan detail. Semua detail forensik akan direkam seperti kapan faktur dibuat, kapan Email/WhatsApp pengingat dikirim, dan kapan pembayaran diterima dan diverifikasi.
Semisal ada pelanggan yang mengelak dengan dalih belum menerima tagihan, maka kamu bisa memperlihatkan log audit sebagai bukti tagihan telah dikirim. Saat perusahaan menjalani audit dari pihak eksternal, maka fitur ini akan menjadi penyelamat yang vital untuk mencegah penyelewengan.
Baca Juga: Aplikasi Komputer Akuntansi PaYou: Mempermudah Pelaku Usaha
Mau mencari aplikasi yang bisa mengingatkan semua tagihan dengan tepat waktu dan akurat? PaYou solusinya! Kamu bisa berlangganan aplikasi ini dengan murah, tapi kualitasnya unggulan. Fiturnya juga banyak, mulai dari monitoring utang/piutang, pembayaran tagihan, integrasi lewat WA, mencatat DP, dan masih banyak lagi.
Jadi, ratusan tagihan utang-piutang yang menumpuk tidak perlu ditulis di kertas atau diingat-ingat lagi. Serahkan saja semuanya ke PaYou, dan kamu akan bisa lebih fokus ke strategi pengembangan usaha. Miliki pengelolaan tagihan usaha yang lebih teratur dengan aplikasi dari PaYou!
Aplikasi pengingat tagihan bukanlah sekedar tren digital agar pengusaha tidak ketinggalan zaman, tapi juga kebutuhan bagi mereka yang ingin terus berkembang. Dengan aplikasi yang modern, kamu bisa meminimalisir risiko krisis likuiditas usaha.
Bagikan :
