Dapatkan software gratis bagi anda yang memenuhi kriteria UMKM
Daftar
Daftar Isi
Mayoritas pengusaha rental pasti merasa senang jika jadwal bookingnya selalu penuh, yang menandakan bisnisnya cukup sukses. Namun, bagaimana jika ada dua booking pada jadwal yang sama, dan kamu baru sadar pada hari-H? Nah, masalah seperti ini bisa dicegah dengan menggunakan aplikasi manajemen rental.
Pasalnya, mengandalkan buku atau papan tulis untuk mencatat seluruh jadwal booking sangatlah merepotkan. Apalagi jika rentalmu punya banyak unit/aset. Sebagai solusinya, usaha rental membutuhkan aplikasi manajemen tersendiri untuk memantau ketersediaan mobil serta status pembayaran secara langsung.
Pada kesempatan kali ini, kami akan merekomendasikan aplikasi manajemen rental terbaik. Namun sebelum itu, kita harus tahu terlebih dahulu bedanya pembukuan toko dengan rental.
Salah satu kekeliruan utama pengusaha rental pemula adalah menyamakan logika pembukuan toko retail dengan jasa penyewaan. Meski sama-sama mengandalkan transaksi dengan pelanggan, tapi keduanya memiliki struktur keuangan dan manajemen aset yang berbeda. Berikut ini kami telah merangkum perbedaan pembukuan retail dan rental:
Pada akuntansi ritel, fondasi bisnisnya adalah perdagangan. Barang yang tersedia (inventori) disimpan sesingkat mungkin agar bisa terjual ke pelanggan untuk memperoleh margin laba.
Saat transaksi terjadi, hak kepemilikan barang pindah sepenuhnya dari penjual ke pembeli.
Sebaliknya, rental adalah bisnis jasa penyewaan dan manajemen aset. Pelanggan tidak membeli barang, melainkan membeli waktu atau hak guna atas aset tersebut.
Hak kepemilikan tetap berada di tangan pemilik usaha rental. Oleh karena itu, barang yang disewakan bukanlah persediaan atau inventarisasi, tapi aset tetap yang harus dirawat dan dimaksimalkan kegunaannya.
Toko ritel mengakui pendapatan saat serah terima barang dari penjual ke pembeli, sedangkan pendapatan pada bisnis rental didapat secara akrual atau bertahap.
Jika ada pelanggan yang menyewa alat berat selama tiga bulan dengan membayar DP, maka DP yang diterima belum bisa dihitung sebagai pendapatan. Akuan pendapatan baru bisa dicatat ketika masa penyewaan layanan sudah selesai, dengan seluruh pembayaran sudah lunas.
Baca Juga: Software Toko: Perbedaan Software Online dan Offline
Komponen biaya terbesar pada bisnis retail biasanya adalah Harga Pokok Penjualan (HPP) seperti beli barang dari supplier.
Sementara itu, usaha rental tidak memiliki HPP dalam artian tradisional, karena pada dasarnya yang dijual bukanlah produk fisik. Sebagai gantinya, usaha rental memiliki biaya operasional aset yang meliputi:
Neraca perusahaan retail didominasi aset lancar seperti stok barang dagangan. Di sisi lain, neraca usaha rental didominasi oleh aset tidak lancar seperti kendaraan, gedung, atau peralatan.
Manajemen neraca rental sendiri lebih menekankan pada revaluasi aset dan pengelolaan akumulasi nilai yang terdepresiasi. Pengelolaan ini sangat penting ketika pemilik rental ingin menjual aset bekas atau mengajukan kredit ke bank.
Selain itu, aset pada usaha retail seperti toko kelontong bisa bersifat identik dengan aset lain yang serupa (fungible). Satu kaleng sarden merk A nilai dan sifatnya sama dengan kaleng merk A yang lain.
Sedangkan, setiap unit di usaha rental bersifat unik, meskipun banyak kesamaan pada asetnya seperti pada merk atau warna. Misal mobil Avanza Hitam dengan nomor plat B 1234 CD dinilai berbeda dengan mobil Avanza Hitam plat B 5678 EF meski model dan tahunnya sama.
Oleh karena itulah bisnis rental sangat mengandalkan Asset ID, dan lebih jauh lagi menggunakan nomor mesin. Keduanya sangat penting untuk menghitung depresiasi aset dan juga mengelola belanja modal.
Banyak sekali aplikasi manajemen rental di luar sana yang dapat membantumu mengelola seluruh aset tetap, penjadwalan, hingga pembayaran. Beberapa ada yang berbayar, tapi ada juga yang gratis. Berikut ini kami telah merangkumnya:
Google Workspace sebenarnya masih bersifat semi-manual, tapi modulnya sangat terstruktur dan cocok untuk usaha rental skala mikro. Jika kamu punya usaha rental mobil dengan armada di bawah lima unit, maka aplikasi ini sangat cocok.
Google Workspace sendiri memiliki beberapa modul mulai dari Sheets, Forms, Kalender, dan Drive. Kamu bisa membuat formulir pemesanan lewat Google Forms yang terhubung ke Google Sheets. Kalender Google sendiri dapat digunakan untuk visualisasi jadwal sederhana.
Kelebihan utama Google Workspace adalah bisa digunakan tanpa dipungut biaya sedikitpun. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan kolaborasi real-time, jadi staf atau tim usaha rental bisa mengakses data secara bersamaan.
Namun karena bersifat semi-manual, maka risiko human error nya masih cukup tinggi karena tidak ada validasi sistemik yang dapat mencegah booking di jadwal yang sama. Selain itu, laporan laba ruginya juga membutuhkan keterampilan Excel/Spreadsheet yang mahir dengan beberapa rumus seperti VLOOKUP atau Pivot Table.
Odoo adalah software berbasis ERP yang bersifat open source. Dengan sifatnya yang modular, Odoo cenderung terkenal di kalangan pebisnis.
Odoo dapat diintegrasikan dengan inventaris dan akuntansi. Sehingga jika ada orderan, sistem bisa secara otomatis mengecek stok, membuat jadwal pengiriman, dan menyiapkan invoice.
Platform ini bisa digunakan secara gratis untuk fitur0fitur dasar, tapi kamu harus menambah biaya lagi untuk modul yang lebih canggih. Jika kamu menggunakan modul yang lebih kompleks, maka kamu akan membutuhkan konsultan IT untuk mengonfigurasinya.
Aplikasi cocok untuk usaha rental yang juga memiliki segmen ritel dan manufaktur karena integrasi lintas divisinya sangat kuat.
Rentman adalah aplikasi manajemen rental yang dirancang khusus untuk bisnis penyewaan peralatan acara seperti panggung, sound system, proyektor, genset, dll.
Kelebihan utama Rentman adalah kita dapat menjadwalkan alat sekaligus teknisi dan kru yang mengoperasikannya. Selain itu, kita juga bisa mengelola penyewaan barang dari vendor rental lain jika ada kekurangan stok/aset.
Biaya langganannya pun bervariasi, yakni mulai dari Rp 769 ribu per bulan untuk fitur dasar plus beberapa add-ons. Harganya memang relatif lebih mahal untuk pasar lokal di Indonesia, tapi sepadan dengan fitur unggulannya.
Baca Juga: Sistem Bengkel: Aplikasi Bengkel berbasi Cloud lengkap
Jika kamu butuh aplikasi untuk rental kendaraan atau alat berat dengan harga yang terjangkau dan fitur yang canggih, maka PaYou adalah solusinya!
PaYou memiliki modul aplikasi rental yang bernama PayRent yang bisa diintegrasikan ke WhatsApp. Dengan fitur ini, sistem bisa mengirim faktur, kwitansi, dan pengingat piutang secara otomatis lewat WA pelanggan.
Bukan hanya itu, fitur dari PayRent juga bersifat all-in-one yang mencakup pembelian, penjualan, inventarisasi, keuangan, dan akuntansi standar Indonesia,. Semuanya tersedia dalam satu paket, jadi kamu tidak perlu keluar biaya lagi untuk berlangganan aplikasi pihak ketiga lain.
Paket harganya pun bervariasi dan ramah kantong, khususnya bagi UMKM. Kamu bisa mendapatkan paket rental kendaraan starter seharga Rp 3 juta per tahun saja (setara Rp 250 ribu per bulan. Paket ini jelas jauh lebih murah dari aplikasi rental dengan lisensi ERP global.
Di tengah-tengah kompetisi bisnis yang meningkat di industri penyewaan, kamu bisa mencuri start terlebih dahulu dengan menggunakan aplikasi manajemen rental. Fitur-fitur yang ada pada aplikasi rental akan mengeliminasi semua risiko dan pekerjaan melelahkan yang terdapat pada metode pengelolaan rental manual.
Bagikan :
